Voor een relatie in Geleen zijn wij op zoek naar een pro-actieve en daadkrachtige project secretaresse.
Belangrijkste taken van de functie:
Management ondersteuning:
E-mail beoordelen op relevantie / prioriteit. Proactieve en onafhankelijke afhandeling van mails. Follow-up van e-mailafhandeling, bewaken van voortgang, acties ondernemen op basis van overeenstemming met de manager. Het behandelen van (zeer vertrouwelijke) mails / teksten in het Engels.. Follow-up correspondentieregeling en relevante uitvoerbare problemen
Organisatorische & administratieve ondersteuning:
Beheren agenda en organiseren, toezicht op afspraken, vergaderingen en conference calls. Inhoudelijke voorbereiding van onderwerpen op de agenda, het samenstellen van de vergaderagenda en voorbereidingsinformatie. Het opstellen van lijsten met beslissingen, monitoring en follow-up, neemt zelfstandig adequate acties. Het maken van notulen tijdens vergadering in zowel het Nederlands als Engels. Voorraad kantoorartikelen bijhouden en bestellen. Financiële en personeelsadministratie bijhouden.
Vereisten:
- MBO + / HBO secretarieel onderwijs
- Ervaring als project secretaresse
- Pro-actief
- Hoge flexibiliteit en beschikbaarheid
- Uitstekende teamspeler
- Vooruitdenkend
- Kan omgaan met veel externe contacten
- Representatief
- Kan omgaan met verschillende niveaus in een wereldwijde organisatie
- Discreet, in staat om vertrouwelijke informatie te verwerken
- Uitstekend in word, Outlook, internet, PowerPoint
- Uitstekend in het Engels en bij voorkeur een andere vreemde taal
Scholing:MBO
Uren per week:40
Contract:tijdelijk