Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Documentverwerking College en directie (28 u/w)

Ben jij die integere en accurate administratieve ondersteuner die energie krijgt van een goed lopend administratief besluitvormingsproces? En ben jij gericht op kwaliteitsverbetering en op samenwerking? Dan zoeken wij jou!

Als medewerker documentverwerking college geef je administratieve ondersteuning bij collegevergaderingen. Je bewaakt het proces van aanlevering tot en met de afhandeling van de besluitvorming. Daaronder valt ook de doorgeleiding van stukken naar de raadsgriffie ten behoeve van de gemeenteraad en de raadscommissies.

Dit zijn je belangrijkste taken:

·        Op basis van ingediende stukken de agenda van de collegevergadering samenstellen.

·        Documenten die ter behandeling en collegebesluitvorming worden voorgelegd controleren op tijdigheid, volledigheid (o.a. bijlagen)

·        Versiebeheer van deze documenten

·        Registreren van documenten

·        Administratieve afhandeling van collegebesluitvoming, zoals zorgdragen voor ondertekening, in iBabs dossiers voorzien van het collegebesluit

·        Afhandelen van uitgaande brieven van het college naar aanleiding van de collegevergadering en het doen van eventuele kleine tekstuele aanpassingen hierin

·        Doorleiden van stukken (raads- en commissievoorstellen, notities, brieven ed.) naar de raadsgriffie (digitaal)

·        Aanspreekpunt voor alle betrokkenen in de organisatie voor de periode van aanlevering tot en met de afhandeling van de besluitvorming

Team Bestuur en Communicatie

Het team Bestuur en Communicatie heeft tot hoofdtaken de beleidsadvisering richting bestuur en directie (en een schakelfunctie richting de griffie) op het gebied van bestuurlijke besluitvorming, bestuurszaken, communicatie, representatie en lobby. We adviseren over en bewaken samenhang tussen besluitvorming en uitvoering.

Het team is verantwoordelijk voor het communicatie- en representatiebeleid. Ook het college- en directiesecretariaat en het secretariaat van de commissie bezwaar zijn onderdeel van het team.

Er werken ruim 40 medewerkers bij het team Bestuur & Communicatie.

We zijn een gedreven, professioneel, flexibel en collegiaal team, dat de veranderende organisatie adviseert, aanjaagt en faciliteert op diverse inhoudelijke thema’s. We werken samen en vervangen elkaar als dit nodig is.

Hoe maken wij jou blij?

Kies jij voor Sittard-Geleen? Dan...

• Kom je terecht in een informele en open werkcultuur.
• Ontdek je dat een gemeente helemaal niet hiërarchisch hoeft te zijn. Wij houden namelijk van korte lijnen.
• Krijg je de kans om een maatschappelijke bijdrage te leveren.
• Kies je voor vertrouwen en ruimte voor eigen initiatief.
• Ontdek je onze ruime opleidingsmogelijkheden.
• Weet je dat er brede doorgroeimogelijkheden zijn als je in de toekomst eens iets anders wilt.
• Kun je je eigen werkweek indelen. Een dag eerder stoppen? Haal het een andere dag in of werk 's avonds nog even door.
• Werk je hybride. Aan jou de vrijheid om te zorgen voor voldoende afwisseling tussen op kantoor werken en thuis werken.
• En uiteraard bieden wij jou een goed pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Om te beginnen een salaris van maximaal € 3.784,- bruto per maand (schaal 7) op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).

Ook kun je rekenen op 17,05% individueel keuzebudget. Dit budget geeft jou keuzevrijheid in de secundaire arbeidsvoorwaarden die je ontvangt. Zo kan je kiezen voor meer salaris, meer pensioenopbouw of je koopt meer verlofdagen. Meer weten over de arbeidsvoorwaarden binnen onze gemeente? Check:www.caogemeenten.nl

Wat zijn jouw talenten?

Allereerst ben je integer, en werk je gestructureerd en accuraat. Daarnaast kun je goed werken onder druk en ben je flexibel. Programma’s als Word, Excel, Outlook, en Teams hebben geen geheimen meer voor je. Heb je daarnaast ook kennis van het bestuurlijk besluitvormingsproces en van de programma’s iBabs, Join en/ of Decos? Dan is dat een duidelijke pré.

Voor deze functie is minimaal een MBO werk- en denkniveau vereist.

Wil jij onze nieuwe collega worden?

Solliciteer dan meteen! Of in ieder geval vóór woensdag 14 februari 2024.

En noteer maandag 19 februari 2024 alvast in je agenda. Dan vinden de eerste selectiegesprekken plaats. We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Medewerkers van de gemeente Sittard-Geleen, Maastricht, Heerlen en de Provincie Limburg gelden bij elkaars organisaties als interne kandidaten. Bij vergelijkbare geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten.

Heb je vragen over de vacature?

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Ruth Evers, teammanager Bestuur en Communicatie, tel.+31 6 81913893, e-mail: ruth.evers@sittard-geleen.nl

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Dan Geelen, HR-adviseur, tel.+31 6 18876221, e-mail: dan.geelen@sittard-geleen.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt níet op prijs gesteld.